Dlaczego szefowie nie lubią udzielać informacji zwrotnej?

• Obawiają się, że pracownik źle ją odbierze i się zdenerwuje.
• Źle to zostanie zrozumiane i nic nie zmieni.
• Może zepsuć relacje z pracownikiem.
• Nie są pewni, czy pracownik tego potrzebuje.

Zastanówmy się, jak taka sytuacja może wyglądać od strony pracownika. Robisz coś źle, ale nie zdajesz sobie z tego sprawy. Wszyscy to widzą, ale nie czują, że mogą ci o tym powiedzieć. Czy chciałbyś, aby ktoś ci zwrócił uwagę, na przykład twój szef i udzielił ci wskazówek, jak masz zmienić postępowanie? Czy wolisz, aby nikt nic nie mówił?

Badania pokazują, że pracownicy chcieliby uzyskać informację zwrotną (nawet krytyczna), ale jeśli jest ona w odpowiedni sposób przekazana.

Cztery małe sposoby na ułatwienie przekazywania informacji zwrotnej:

1. Poproś pracownika o dokonanie najpierw autorefleksji.

Można zapytać: „Jak myślisz, co zrobiłeś dobrze? Czy jest coś, co chciałbyś ulepszyć lub zrobić inaczej?”

Takie pytania uruchamiają autorefleksję i są łagodnym początkiem rozmowy. Następnie można zapytać, czy pracownik chce usłyszeć opinię wynikającą z obserwacji. Rozmowa powinna być dwustronna, a nie stanowić monolog. Dlatego warto przede wszystkim słuchać, używać parafrazy i upewniać się, że dobrze się rozumiecie.

2. Pytaj o opinie na własny temat.

Warto zapytać pracownika, co jako szef robimy dobrze, co pomaga, a co przeszkadza. Co możemy zmienić?

3. Zapytaj jakiej informacji zwrotnej oczekuje pracownik?

Ustalenie z pracownikiem jakie informacje zwrotne są dla niego przydatne, jakie lubi, jakie są dla niego naprawdę przydatne?

Może to brzmieć mniej więcej tak: „Wiem, że otrzymywanie informacji zwrotnych, zarówno pozytywnych, jak i konstruktywnych, jest dla mnie bardzo pomocne.  Chciałbym zaoferować Ci to samo. Ale chcę się upewnić, że robię to w sposób, który Ci pomoże. Powiedz mi, jaka informacja zwrotna była dla Ciebie w przeszłości przydatna? Czego powinienem unikać?

4. Stopniowo wprowadzaj zwyczaj przekazywania informacji zwrotnej.

Warto zacząć od małych rzeczy i skupić  się na pozytywnych opiniach. Potem można wprowadzać uwagi krytyczne. Chodzi o to, aby zespół przyzwyczaił się do informacji zwrotnych przekazywanych cyklicznie.

Korzystałam z artykułu Suzi McAlpine

https://suzimcalpine.com/feedback-tips-for-the-conflict-avoidant/